Por quanto tempo devo guardar os documentos do RH?

O tempo para guardar cada documento do RH varia de 5 até 30 anos, ou por tempo indeterminado á depender do documento

Por quanto tempo devo guardar os documentos do RH na empresa

Todos os dias as empresas emitem ou recebem varios documentos do funcionarios, quanto maior a empresa maior é a responsabilidade. Por isso, é preciso ter uma gestão organizada quando o assunto é armazenar documentos do RH e de outros departamentos da empresa.

Mas a tecnologia tem ajudado muito nesse quesito, pois ja existe a possibilidade de contratos serem assinados digitalmente e ficam armazenados na nuvem, sendo observada a importancia de ter um backup para evitar problemas de conexão ou ataque hacker e perder informações importantes. Mesmo com todo avanço tecnologico, muitas empresas ainda utilizam armazenamento de arquivo em papel que deve ter igual atenção para o momento da armazenagem.

Por que é importante guardar os documentos do RH?

A principal importancia de guardar documentos do RH é o fato de poder provar algo em fiscalização evitando multas pelo não armazenamento ou perda dos arquivos, e causas trabalhistas tendo a comprovação de tudo oque passou no periodo de tempo em que teve um funcionario na empresa, na falta desses documentos importantes pode gerar uma derrota na disputa judicial. Por outro lado, ter a segurança de estar tudo armazenado corretamente gera maior segurança financeira para a empresa, que não terá problemas de gestão de tempo do RH da empresa.

Quais os prazos para armazenar documentos do RH?

Agora a parte principal do artigo: Por quanto tempo devo guardar os documentos?

Os principais documentos de uma empresa que devem ter a guarda corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.

Alguns prazos relativos a documentos armazenados:

  • Documentos tributários: 5 anos;
  • Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos;
  • FGTS: 30 anos;
  • GFIP: 30 anos;
  • Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;
  • Contrato de Trabalho: Indeterminado.

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